۷ روش برای به‌اشتراک‌گذاری گزارش‌ها در Power BI
می‌خواهید بهترین روش‌های به‌اشتراک‌گذاری گزارش‌ها در Power BI را بدانید؟ در جای درستی هستید. این راهنمای جامع، ۷ روش برای به‌اشتراک‌گذاری گزارش‌های Power BI را با شما در میان می‌گذارد تا دقیقا بدانید چگونه به‌صورت مؤثر گزارش‌های Power BI را به اشتراک بگذارید.
در این راهنما همه‌چیز را پوشش می‌دهیم؛ از روش‌های کلاسیک مانند اشتراک‌گذاری از طریق Power BI Apps یا اشتراک‌گذاری مستقیم گزارش گرفته تا استراتژی‌های کمتر شناخته‌شده مانند استفاده از Microsoft Teams یا جاسازی (Embedding) گزارش‌ها. همچنین مزایا و معایب هر روش و توصیه‌های را نیز خواهید یافت.
اشتراک‌گذاری سنتی
PBIX File
یکی از روش‌های اشتراک‌گذاری گزارش‌های Power BI استفاده از PBIX File است. این فایل‌ها همان فایل‌هایی هستند که هنگام کار بر روی یک گزارش یا dataset در Power BI Desktop ایجاد و ذخیره می‌کنید. به‌بیان ساده، اگر کسی فایل PBIX را داشته باشد، می‌تواند گزارش را باز کرده و مشاهده کند.
مزایا
بدون نیاز به لایسنس: این روش از محدودیت‌های مربوط به لایسنس‌گذاری مستثنا است.
نیازی به workspace یا app نیست: دریافت‌کنندگان بدون نیاز به دسترسی خاص می‌توانند گزارش را مشاهده کنند.
دسترسی آفلاین: گزارش بدون اتصال به اینترنت نیز قابل مشاهده است.
تصویری از یک لحظه در زمان: فایل، یک snapshot ایستا از داده‌ها را فراهم می‌کند که امکان مرور وضعیت فعلی داده‌ها در آینده را فراهم می‌سازد.
معایب
عدم بروزرسانی خودکار: داده‌ها به‌صورت real-time به‌روزرسانی نمی‌شوند.
نداشتن Row-level Security: این روش از تنظیمات امنیتی در سطح ردیف داده پشتیبانی نمی‌کند.
محدودیت در کنترل دسترسی: پیگیری اینکه چه کسی فایل را دارد و در نتیجه به گزارش دسترسی دارد، دشوار است.
نیاز به اشتراک‌گذاری دستی: این فرآیند باید به‌صورت دستی انجام شود و باعث اضافه شدن بار کاری می‌شود.
اگرچه اشتراک‌گذاری از طریق فایل‌های PBIX ممکن است راحت به نظر برسد، اما امنیت و کنترل کمی را فراهم می‌کند. توسعه‌دهندگان باید به‌طور دقیق فایل‌ها و نسخه‌های خود را مدیریت کنند.
با وجود چند مزیت محدود، به‌طور کلی توصیه می‌کنم این روش را به‌عنوان گزینه اصلی برای اشتراک‌گذاری گزارش‌های Power BI انتخاب نکنید.
اشتراک‌گذاری مستقیم (Direct Sharing)
یکی از روش‌های رایج برای به‌اشتراک‌گذاری گزارش‌های Power BI، اشتراک‌گذاری مستقیم است. پس از اینکه یک گزارش را در Power BI Service بارگذاری (upload) می‌کنید، آن گزارش در workspace انتخابی شما در دسترس قرار می‌گیرد. از آنجا می‌توانید گزارش را به‌صورت مستقیم با افراد یا security groups به اشتراک بگذارید.
برای اشتراک‌گذاری مستقیم یک گزارش، کافی‌ست گزارش مورد نظر را در داخل یک workspace باز کنید. پس از باز شدن گزارش، گزینه‌ی “Share” را در نوار ابزار (taskbar) بالای صفحه مشاهده خواهید کرد.
مزایا
بدون نیاز به workspace یا app: دریافت‌کننده برای مشاهده گزارش نیازی به دسترسی خاص ندارد.
قابلیت کنترل دقیق بر محتوای قابل مشاهده: می‌توانید دقیقاً مشخص کنید که هر کاربر چه محتوایی را در سطح گزارش مشاهده کند.
کنترل بر Resharing و ساخت گزارش جدید: می‌توانید مشخص کنید چه کسی اجازه دارد گزارش را دوباره به اشتراک بگذارد یا گزارش جدیدی بر اساس underlying dataset بسازد.
سازگار با My Workspace: این روش حتی برای گزارش‌هایی که در My Workspace ذخیره شده‌اند نیز قابل استفاده است.
معایب
چالش در پیگیری دسترسی‌ها: ردیابی اینکه چه کسی به گزارش دسترسی دارد آسان نیست.
مشکل در اعمال تنظیمات به‌صورت گروهی: برای اعمال تنظیمات اشتراک‌گذاری روی چند گزارش، باید هر گزارش را به‌صورت جداگانه پیکربندی کرد.
اشتراک‌گذاری مستقیم روشی آسان برای توزیع سریع گزارش‌ها فراهم می‌کند — حتی گزارش‌هایی که در My Workspace ذخیره شده‌اند.
با این حال، این روش چالش‌هایی نیز دارد، به‌ویژه در زمینه پیگیری دسترسی‌ها و مدیریت تنظیمات اشتراک‌گذاری در میان چندین گزارش.
این روش کنترل خوبی بر روی مجوزهای resharing و استفاده از dataset فراهم می‌کند، اما برای اطمینان از دسترسی امن و مناسب، نیازمند مدیریت دقیق است.
Workspace
یکی دیگر از روش‌های کارآمد برای به‌اشتراک‌گذاری گزارش‌های Power BI، استفاده از workspaces است. با دادن دسترسی به یک کاربر یا یک security group به یک workspace، آن‌ها می‌توانند به تمام محتوای موجود در آن workspace دسترسی داشته باشند — از جمله به‌روزرسانی‌ها یا افزوده‌های آتی.
برای دادن دسترسی به یک workspace، به workspace مورد نظر بروید و روی گزینه‌ی “Access” کلیک کنید. از آنجا، ایمیل کاربر را وارد کرده و یک role برای او مشخص کنید؛ این نقش (role) سطح دسترسی آن کاربر را تعیین خواهد کرد.
مزایا
Future-proof: کاربران دارای دسترسی به Workspace می‌توانند به‌طور خودکار هر محتوای جدید را مشاهده کنند.
Central repository: یک مکان واحد فراهم می‌کند که در آن چندین گزارش قابل دسترسی هستند.
Update control: اشتباهات در به‌روزرسانی گزارش تنها پس از به‌روزرسانی صریح اپلیکیشن مربوط به Workspace تأثیر می‌گذارد.
معایب
Wide-ranging access: بسته به نقش اختصاص داده شده، کاربر ممکن است دسترسی کامل برای ایجاد، حذف یا به اشتراک‌گذاری آیتم‌ها در Workspace و همچنین انتشار محتوا در یک اپلیکیشن داشته باشد.
پس از به اشتراک‌گذاری گزارش از طریق Workspace، کاربران می‌توانند گزارش‌های به اشتراک گذاشته شده را در بخش “Browse” و سپس در قسمت “Shared with Me” بیابند. همچنین، می‌توان لینک مستقیم گزارش را به اشتراک گذاشت، اگرچه دریافت‌کننده باید لینک را برای دسترسی‌های بعدی ذخیره کند.
اشتراک‌گذاری Workspace به‌ویژه برای افرادی که مسئول نگهداری گزارش‌ها هستند یا نیاز به نظارت کلی بر فعالیت‌های داخل Workspace دارند، بسیار مفید است.
با این حال، این روش ممکن است برای مصرف‌کنندگان عمومی گزارش مناسب نباشد، حتی اگر نقش Viewer به آن‌ها اختصاص داده شده باشد، به دلیل دسترسی‌های گسترده‌ای که در این روش وجود دارد.
Power BI App
برای رویکردی سفارشی در اشتراک‌گذاری، استفاده از Power BI App را در نظر بگیرید. این امکان به کاربران دید فقط خواندنی (read-only) از محتوای انتخاب شده در Workspace را می‌دهد. با تجربه جدید App، حتی می‌توانید چندین مخاطب (audiences) مختلف را در همان Power BI App تعریف کنید.
برای راه‌اندازی یک App، ابتدا یک Workspace ایجاد کنید. پس از انتشار محتوا در این Workspace، گزینه «Create App» را انتخاب کنید. پس از تنظیم اپ، کاربران دارای مجوز مناسب می‌توانند از طریق بخش «Apps» در پلتفرم سرویس Power BI به آن دسترسی پیدا کنند.
مزایا
Design the Experience: امکان بسته‌بندی چندین نوع محتوا مثل گزارش‌ها، ناوبری سفارشی و حتی لینک‌ها یا ویدیوها را فراهم می‌کند.
Stable Views: اپ‌ها نسخه‌های کش‌شده (cached) گزارش‌ها را نمایش می‌دهند، بنابراین تغییرات فقط پس از به‌روزرسانی اپ ظاهر می‌شوند.
Controlled Access: می‌توانید مشخص کنید هر مخاطب چه چیزهایی را می‌بیند و دسترسی گزارش‌محور را پیکربندی کنید.
Deployment Support: با خطوط لوله استقرار (deployment pipelines) سازگار است تا به‌روزرسانی‌ها به صورت روان‌تر انجام شود.
معایب
One App Limitation: با وجود امکان ارائه چندین مخاطب، هر Workspace تنها می‌تواند یک App داشته باشد.
Power BI Apps گزینه‌ای عالی برای کسانی است که به دنبال روشی امن و راحت برای به اشتراک‌گذاری گزارش‌ها هستند. این روش به شدت توصیه می‌شود.
نه تنها این روش به شما اجازه می‌دهد تجربه کاربری را سفارشی کنید، بلکه تضمین می‌کند که هر محتوای جدید بلافاصله از طریق لینک موجود اپ در دسترس قرار می‌گیرد.
روش‌های دیگر اشتراک‌گذاری
علاوه بر روش‌های سنتی اشتراک‌گذاری، روش‌های دیگری برای به اشتراک‌گذاری گزارش‌ها در Power BI وجود دارد که در ادامه برخی از آن‌ها را بررسی می‌کنم.
Tab در Teams
یک روش راحت برای دسترسی به گزارش، استفاده از چت یا کانال در Teams است. شما می‌توانید به‌سادگی یک گزارش Power BI را در داخل چت یا کانال Teams جاسازی (embed) کنید. برای این کار مراحل زیر را انجام دهید:
به چت یا کانال مورد نظر در Teams بروید.
روی آیکون «+» که در گوشه بالا سمت راست قرار دارد کلیک کنید تا پنجره «Add a Tab» باز شود.
از لیست، گزینه «Power BI» را انتخاب کنید.
گزارش مورد نظر برای جاسازی را انتخاب و روی «Save» کلیک کنید.
پس از ذخیره گزارش، یک تب جدید در کانال یا چت ظاهر می‌شود. برای دسترسی به گزارش، اکنون کافی است روی آن تب کلیک کنید.
نکته درباره دسترسی: قوانین استاندارد دسترسی Power BI همچنان در اینجا اعمال می‌شوند. کاربران برای مشاهده گزارش نیاز به داشتن لایسنس Power BI دارند و تنظیمات Row Level Security نیز در داخل تب حفظ می‌شود.
اپلیکیشن موبایل
شما می‌توانید به‌راحتی گزارش‌های Power BI را از طریق اپلیکیشن موبایل Power BI که برای هر دو پلتفرم Android و iOS در دسترس است، مشاهده کنید. پس از دانلود و ورود به حساب کاربری، گزارش‌ها به شکل مشابه دسکتاپ نمایش داده می‌شوند. با این حال، این نمایش‌های پیش‌فرض ممکن است در صفحه‌های کوچک‌تر موبایل کاربرپسند نباشند.
برای بهبود تجربه موبایل، توسعه‌دهندگان می‌توانند نماها را تنظیم و بهینه‌سازی کنند تا برای گوشی‌های هوشمند مناسب‌تر شوند. برای تنظیم این مورد:
گزارش مورد نظر برای بهینه‌سازی را در Power BI Desktop باز کنید.
به تب View در منوی بالا بروید.
گزینه Mobile Layout را انتخاب کنید.
این امکان به توسعه‌دهندگان اجازه می‌دهد تا یک کَنواس (canvas) مناسب برای موبایل طراحی کنند و گزارش‌ها را در دستگاه‌های موبایل خواناتر و تعاملی‌تر کنند.
Embed Reports
چندین گزینه برای یکپارچه‌سازی (integrate) گزارش‌های Power BI در پلتفرم‌های مختلف وجود دارد. این روش‌ها با تمامی نوع‌های لایسنس Power BI سازگار هستند، به جز نسخه رایگان.
SharePoint Online: جاسازی گزارش در صفحه SharePoint Online بسیار ساده است. بازدیدکنندگان صفحه بلافاصله گزارش شما را مشاهده خواهند کرد.
Web Publishing: اگر گزارش شما حاوی داده‌های حساس نیست، می‌توانید آن را در وب منتشر کنید. این کار یک URL عمومی ایجاد می‌کند که می‌توان آن را در بلاگ‌ها، صفحات وب عمومی یا هر ابزاری که امکان embed دارد، قرار داد.
Secure Portals: برای محیطی کنترل‌شده‌تر، می‌توانید گزارش‌ها را در پرتال‌ها یا وب‌سایت‌های امن مانند SharePoint 2019 جاسازی کنید.
برای راه‌اندازی هر یک از این گزینه‌ها، گزارش مورد نظر برای جاسازی را باز کنید. به منوی File بروید، سپس Embed Report را انتخاب کرده و روش مناسب با نیازتان را برگزینید.
ما روش‌های مختلفی برای اشتراک‌گذاری گزارش‌های Power BI بررسی کردیم که هر کدام مزایا و محدودیت‌های خاص خود را دارند. چه از طریق اپلیکیشن‌های موبایل، دسترسی مستقیم مرورگر، صفحات SharePoint یا کانال‌های Teams، شما مجموعه‌ای از گزینه‌ها برای توزیع مؤثر گزارش‌هایتان در اختیار دارید.
با ادامه تکامل Power BI، روش‌های اشتراک‌گذاری گزارش‌ها نیز در حال گسترش هستند و این امکان را به شما می‌دهند تا انعطاف‌پذیری و کنترل بیشتری داشته باشید. روشی را انتخاب کنید که بهترین تطابق را با نیازهای شما دارد تا بیشترین بهره را از قابلیت‌های Power BI ببرید.
دیدگاهتان را بنویسید